新益為5S咨詢(xún)公司概述：合同是項目施工的保障，在整個(gè)施工項目中產(chǎn)生的合同一般眾多。大多數情況下，由于不當的管理，往往出現要的時(shí)候找不到，找到了缺頁(yè)少碼，甚至被腐蝕、被污損等情況，降低了工作效率。因此，在項目施工合同管理中運用5S管理是非常有必要的。

項目施工合同5S管理

一、5S管理之整理

區分要與不要的物品，現場(chǎng)只保留必需的物品。對照幾年來(lái)的合同，進(jìn)行洗澡活動(dòng)即仔細逐一梳理。 首先，清理作廢合同，確認已經(jīng)作廢的合同進(jìn)行記錄后進(jìn)行銷(xiāo)毀，按照規定流程完成簽字手續；

其次，挑揀出已經(jīng)全部完成的項目合同，即完成項目施工、竣工結算及審計的項目，將這些項目按照合同簽訂日期排序進(jìn)行裝訂存檔，這些合同基本不會(huì )再被查閱了；

第三，項目完成施工和決算的合同再歸入一類(lèi)；

第四，項目正在施工進(jìn)行中的歸為一類(lèi)。分類(lèi)完成以后各自按照各時(shí)間順序進(jìn)行整理，已經(jīng)有三分之二的合同已經(jīng)全部完成了，這些合同登記目錄以后直接移交檔案室管理，辦理移交手續。留下來(lái)都是沒(méi)有完成的或者沒(méi)有全部完成的，數量只有三分之一了。

二、5S管理之整頓

必需品依規定定位、定方法擺放整齊有序，明確標示。

整頓的目的：不浪費時(shí)間尋找物品，提高工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量。按照整頓的要求，將整理完成后保留下來(lái)的尚未完成的合同進(jìn)行重新標示，分為未開(kāi)工、開(kāi)工建設中、項目完成、結算階段、等待審計等幾類(lèi)，再按照時(shí)間順序歸入文件夾，文件夾明顯標示項目所處階段，一個(gè)文件夾內編制目錄和標簽，按照項目完成階段和日常取用方便，分別放置在文件柜的第一、二、三、四等層，文件柜各層明確標示合同所處階段，合同與文件夾、文件夾與文件柜必須一對一管理，利用5S管理中的“顏色管理”工具，不同階段的文件夾和文件柜采用不同的顏色進(jìn)行區分，目視非常清楚。并且按照三易原則（易取、易放、易管理）和三定原則（定位、定量、定標準），保證拿取方便、準確無(wú)誤。

三、5S管理之清掃

清除現場(chǎng)內的臟污、清除作業(yè)區域的物料垃圾。

清掃的目的：清除“臟污”，保持現場(chǎng)干凈、明亮。3S應用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文書(shū)的整潔、無(wú)無(wú)損，保證合同不缺頁(yè)、不破損、文本干凈、字跡印章清晰，文件夾、文件柜干凈無(wú)污染，并且文件夾和文件柜內不放置其它任何無(wú)關(guān)雜物物件。另外，避免文件柜及放置區域收到水浸、風(fēng)蝕、蟲(chóng)蛀以及遠離火源等。清掃應該遵循日清日結的原則，日事日畢，日清日高。

四、5S管理之清潔

將整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、規范化，維持其成果。

清潔的目的：認真維護并堅持整理、整頓、清掃的效果，使其保持最佳狀態(tài)。應用在合同管理中，就是經(jīng)常性地，可以每月或每周對所有合同進(jìn)行一次整理、整頓、清掃，將項目全部完成的再次歸入檔案室，將未完成的施工項目合同按照施工項目完成進(jìn)度整理分類(lèi)歸入各自階段文件夾和文件柜，并檢查文件文本完整程度，發(fā)現缺損等立即予以補齊，檢查文件夾、文件柜完好，保證文件存放保管地點(diǎn)符合要求。合同管理涉及幾個(gè)部門(mén)的人員也可以設立5S管理小組，定期進(jìn)行5S管理活動(dòng)，對一個(gè)階段的5S管理成果進(jìn)行總結，分析查找不足，提出改進(jìn)意見(jiàn)。

五、5S管理之素養

人人按章操作、依規行事，養成良好的習慣。

素養的目的：提升“人的品質(zhì)”，培養對任何工作都講究認真的人。素養的意義：努力提高人員的修身，使人員養成嚴格遵守規章制度的習慣和作風(fēng)，素養是“5S”活動(dòng)的核心。

按照5S管理要求，培訓合同文件管理只能部門(mén)及使用部門(mén)相關(guān)人員，公司相應形成制度并認真貫徹執行，動(dòng)員公司領(lǐng)導參與到5S的管理活動(dòng)總，利用看板、圖片等對5S管理活動(dòng)的前后情景進(jìn)行對比，讓全員都感受到推行5S管理后的變化和提升，逐漸培養自覺(jué)遵守5S制度的習慣，習慣養成之后，即便有關(guān)人員工作進(jìn)行了調整，合同管理依然會(huì )按照5S的管理要求持續推進(jìn)，避免出現因人員變動(dòng)帶來(lái)的工作質(zhì)量變化。

5S管理推行一段時(shí)間后，要按照PDCA要求形成循環(huán)往復，每一次循環(huán)都是一次頭腦風(fēng)暴，每一次循環(huán)都是一次管理提升。