5S咨詢(xún)公司概述：設備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是TPM管理工作的重要組成部分。設備的正常運行及維護保養是設備管理工作的基本任務(wù)，設備檔案管理工作為這一基本任務(wù)順利、經(jīng)濟的實(shí)現提供了基本技術(shù)支持。

TPM設備檔案管理

一、TPM設備檔案管理的內容

1、采購設備檔案管理

（1）計劃、選購階段

1）用戶(hù)申請，可行性方案論證報告；

2）購買(mǎi)儀器設備的審批文件；

3）協(xié)議、合同；

4）意向書(shū)、訂購貨通知單；

5）重要來(lái)往函件、電文；

6）談判備忘錄、附錄、附件。

（2）開(kāi)箱驗收階段

1）裝箱單、開(kāi)箱驗收單、出廠(chǎng)合格證書(shū)、出廠(chǎng)精度檢驗單；

2）圖樣、技術(shù)手冊、使用維護手冊、說(shuō)明書(shū)、校驗標準、隨機備件圖冊；

3）開(kāi)箱檢驗記錄、商檢及索賠文件；

4）運單、發(fā)票。

（3）安裝、調試階段

1）安裝調試計劃；

2）安裝基礎圖、電氣接線(xiàn)圖、安裝工藝規程；

3）試車(chē)、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；

4）存在問(wèn)題及處理意見(jiàn)；

5）安裝調試技術(shù)總結報告、驗收報告；

6）計算機和測量機還包括軟件、硬件部分的文件材料；

7）培訓材料。

（4）運行及維護修理階段

1）設備儀器移交使用單位的附件和隨機工具清單；

2）設備儀器維護保養和安全技術(shù)操作規程；

3）履歷本、運行記錄；

4）設備儀器保養情況記錄；

5）設備儀器檢查、普查記錄；

6）設備儀器大、中修記錄、總結、鑒定書(shū)；

7）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；

8）設備儀器事故分析、記錄及處理結果報告。

（5）改造、更新階段

1）合理化建議及處理結果；

2）設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復；

3）改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件；

4）設備儀器報廢技術(shù)鑒定書(shū)，請示及批復文件；

5）技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件。

2、自制設備檔案管理

（1）方案論證及設計階段

1）設備任務(wù)書(shū)、協(xié)議、合同；

2）調研報告、可行性方案論證報告；

3）有關(guān)問(wèn)題的請示及批復；

4）計算文件、試驗文件、圖樣

5）技術(shù)條件、技術(shù)說(shuō)明書(shū)、設計技術(shù)總結。

（2）制造加工階段

1）工藝規程、工藝說(shuō)明書(shū)；

2）重要的工藝裝備圖紙及說(shuō)明書(shū)；

3）重要零、組件超差、代料單；

4）工藝總結。

（3）安裝調試及鑒定驗收階段

1）安裝、調試計劃

2）安裝基礎圖，電氣接線(xiàn)圖、安裝工藝規程；

3）試車(chē)、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；

4）存在問(wèn)題及處理意見(jiàn)；

5）安裝、調試技術(shù)總結報告、驗收報告；

6）計算機和測量機還包括軟件、硬件部分的文件材料；

7）培訓材料；

8）技術(shù)鑒定及審批文件；

9）成果申報及獎勵文件；

10）使用維護說(shuō)明書(shū)、操作規程。

（4）運行及維護修理階段

1）設備儀器移交使用單位的附件和隨機工具清單；

2）設備儀器維護保養和安全技術(shù)操作規程；

3）運行記錄；

4）設備儀器保養情況記錄；

5）設備儀器檢查普查記錄；

6）設備儀器大、中修記錄、總結、鑒定書(shū)；

7）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；

8）設備儀器事故分析、記錄及處理結果報告。

（5）改造及更新階段

1）合理化建議及處理結果；

2）設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復；

3）改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件；

4）設備儀器報廢技術(shù)鑒定書(shū)、請示及批復文件；

5）技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件。

二、TPM設備檔案管理的注意事項

1、設備檔案的管理，必須堅持集中統一思想管理的原則，確保設備檔案完整、準確、系統和安全。所有設備檔案由校檔案室集中保管一套，其它交使用單位保管。對于只有一套的設備檔案，一律交校檔案室保管。使用單位可借閱或自行復印。

2、各儀器、設備使用單位必須有一定的保管條件，配備檔案櫥柜，有專(zhuān)人負責，對于不具備以上條件的，設備檔案仍由檔案室保管。

3、設備檔案應進(jìn)行科學(xué)系統的整理、分類(lèi)、編目、建賬。

4、檔案的借閱要履行一定的手續。校檔案室保管的設備檔案憑工作證借閱，秘密級以上的經(jīng)該設備使用單位負責人同意后，辦理借出登記手續后，方可借閱。一般情況下，借閱時(shí)間不得超過(guò)兩周。借閱的檔案，不得損壞、丟失，歸還時(shí)交檔案人員當面點(diǎn)清。

5、使用單位保管的檔案借閱時(shí)也應辦理登記手續，以便管理。

6、對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用單位復印。

7、儀器、設備報廢后，采購設備的檔案也要鑒定銷(xiāo)毀，自制設備的檔案由校檔案室長(cháng)期保管。

三、TPM設備檔案管理存在的問(wèn)題

1、重建設、輕檔案，信息填寫(xiě)難規范

設備檔案管理應貫徹設備管理全過(guò)程。一些部門(mén)“重設備性能輕檔案形成”，不注意資料的整理和保存，后期維修人員對設備進(jìn)行維護時(shí)難以查詢(xún)資料，也難為新設備引進(jìn)的可行性尋找佐證。

2、設備檔案管理信息化推進(jìn)難

傳統的檔案管理以手工為主，缺點(diǎn)很明顯：效率低、信息無(wú)法充分利用，尤其是管理人員崗位變動(dòng)時(shí)，會(huì )出現交接不清、資料遺失的情況。很多企業(yè)投入大量精力推進(jìn)信息化管理。但先進(jìn)技術(shù)的復雜操作對一線(xiàn)員工提出了較高要求，培訓成本高，企業(yè)信息化進(jìn)程難推進(jìn)。

3、設備檔案記載及歸檔形式主義嚴重

即使企業(yè)成功推進(jìn)了信息化管理技術(shù)，但一線(xiàn)巡檢人員處于流動(dòng)狀態(tài)，部門(mén)領(lǐng)導很難對巡檢員記錄的檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監督，導致巡檢員在記錄時(shí)易流于形式，導致記載與事實(shí)不符、資料不完整等后果。

4、設備檔案管理標準難統一

有的企業(yè)存在多套設備管理系統，有的企業(yè)一套完整的設備檔案的形成卻涉及多個(gè)部門(mén)，如果系統相互之間的連通性較差，無(wú)法有效整合各個(gè)管理系統之間檔案內容，檔案利用率低。

四、TPM設備檔案管理的四個(gè)階段

1、設備檔案的收集工作

（1）設備的規劃、選購階段。新增設備規劃，就是根據生產(chǎn)工作發(fā)展的需要，在考慮提高現有設備利用率、對設備進(jìn)行技術(shù)改造等措施后，還需要增加設備的計劃。使用部門(mén)必須向有關(guān)計劃部門(mén)提出申請，填報“新增設備購置申請單”，大型設備引進(jìn)設備管理、器材供應、編制設備購置年度計劃，器材供應部門(mén)認真進(jìn)行采購。

這一階段形成的設備文件材料主要有：新增設備購置申請單、論證報告、設備造型報告、訂貨合同、到貨通知單、提貨單、報關(guān)單（進(jìn)口設備）、發(fā)票和運單。

（2）設備開(kāi)箱及安裝調試階段。新增設備到現場(chǎng)后，器材供應部門(mén)負責通知設備管理部門(mén)、有關(guān)計劃部門(mén)、質(zhì)量管理部門(mén)、檔案館（室）等（引進(jìn)設備還須邀請國家離檢局）共同開(kāi)箱驗收，然后進(jìn)行安裝調試，調試由用戶(hù)、安裝單位、使用部門(mén)、職能部門(mén)共同進(jìn)行。該階段形成的設備文件材料有：設備驗收單、裝箱單、說(shuō)明書(shū)、使用手冊、安裝調試記錄、商檢證書(shū)、設備原理圖、線(xiàn)路圖、維修保養說(shuō)明書(shū)。

（3）設備使用、維護、檢修階段。該階段形成的設備文件材料有：設備使用記錄、維修記錄、技術(shù)改造紀錄等。

（4）設備報廢處理階段。凡列人固定資產(chǎn)的設備，必須經(jīng)有關(guān)部門(mén)批準后才能報廢。該階段形成的的設備材料有：設備報廢申請表、設備報廢鑒定與審批材料、設備報廢處理移交單等。

2、設備檔案的整理工作

（1）分類(lèi)要科學(xué)。分類(lèi)必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質(zhì)與特點(diǎn)：根據本單位生產(chǎn)規模的大小，主要生產(chǎn)設備的多少，以及本企業(yè)的體制結構，靈活地選擇合適的分類(lèi)方法。簡(jiǎn)單地、機械地搬用別單位的現成分類(lèi)方法是不適宜的。

（2）組卷要遵循設備文件材料的形成規律，保持卷內文件材料的系統聯(lián)系，便于檔案保管利用。與設備關(guān)系密切的管理文件材料，如設備管理工作計劃、總結、指標考核、設備轉讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料，應列人設備類(lèi)中組卷。設備維修中形成的文件材料單獨組卷，外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。

（3）案卷和案卷內文件材料的排列應有機聯(lián)系。設備類(lèi)案卷可按設備依據材料、外購設備開(kāi)箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收），設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。案卷內文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。

3、設備檔案的鑒定工作

設備檔案的鑒定工作就是甄別檔案的保存價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案繼續保存，剔除無(wú)需保存的檔案予以銷(xiāo)毀。設備檔案的價(jià)值，首先在于客觀(guān)地、具體地反映著(zhù)某一歷史階段，社會(huì )生產(chǎn)力三要素之一：勞動(dòng)工具的規模、結構，技術(shù)水平。反應這一狀況的程度，決定了設備檔案保存價(jià)值的大小。利用需要決定著(zhù)檔案的保存價(jià)值。鑒定檔案要根據每份或每組文件的具體情況，分析文件載體上所表現內容的重要性、有效性完整性，科學(xué)地判定檔案的價(jià)值，確定其保管期限。

4、設備檔案的保管工作

存在檔案的柜架，本著(zhù)自左至右，自上至下的原則，整齊系統地擺放在庫房?jì)?。通過(guò)的方向，應與自然采光或人工采光的方向相一致。要建立必要的檔案保管制度，例如，安全管理制度、檔案借閱制度、保密制度等。