新益為5S咨詢(xún)公司概述：5S管理起源于日本，是指在生產(chǎn)現場(chǎng)中對人員、機器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理，這是日本企業(yè)一種獨特的管理辦法。因為這5個(gè)詞整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seikeetsu）和素養（Shit-suke）日語(yǔ)中羅馬拼音的第一個(gè)字母都是“S”，所以簡(jiǎn)稱(chēng)為5S，開(kāi)展以整理、整頓、清掃、清潔和素養為內容的活動(dòng)，稱(chēng)為5S活動(dòng)。

5S咨詢(xún)

工務(wù)段是鐵路系統負責轄區內所有零星工程項目建設以及維護的部門(mén)每年都要承擔眾多施工項目和維護項目，常年累積施工項目有3000多個(gè)，需要保存的施工合同文本接近4000份，正常都是按照合同簽訂的日期排序存檔，每年都有厚厚的幾本文件夾，塞滿(mǎn)了幾個(gè)文件柜，在查找和使用這些文件的過(guò)程中，經(jīng)常遇到以下幾個(gè)問(wèn)題，甚至是幾個(gè)問(wèn)題同時(shí)出現和多次出現：

①文件長(cháng)時(shí)間找不到；②文件缺頁(yè)、不完整；③文件遭遇蟲(chóng)蝕、鼠咬以及污漬等污損；④文件存放柜遇到雨淋，甚至火災等毀損；⑤文件柜及存放空間不夠，存放混亂；⑥人員變動(dòng)時(shí)不便于交接等。

為此，我們項目辦公室動(dòng)了不少腦筋，想了不少辦法，按簽訂日期、按項目工程類(lèi)型、按項目工程金額等很多分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)，實(shí)踐下來(lái)依然沒(méi)有達到理想的效果，合同文本管理依然是一團糟。

偶然的一次公司組織施工項目單位進(jìn)行5S管理的培訓，5S管理在現場(chǎng)管理中的作用這么大，能把繁雜的現場(chǎng)管理得清清爽爽、井井有條，時(shí)間效率也得到了大幅提升。聯(lián)想到我們的合同管理現場(chǎng)混亂不堪、效率很低，神奇的5S管理能不能用來(lái)對合同文書(shū)進(jìn)行管理呢？實(shí)踐出真知，我決定試一試。

現僅僅根據基礎的5S管理理論來(lái)進(jìn)行合同文本的管理應用實(shí)踐，注意將5S管理理論一一對照應用到日常的合同文本管理中。

1、5S管理整理：區分要與不要的物品，現場(chǎng)只保留必需的物品。

對照幾年來(lái)的合同，進(jìn)行洗澡活動(dòng)即仔細逐一梳理。

首先，清理作廢合同，確認已經(jīng)作廢的合同進(jìn)行記錄后進(jìn)行銷(xiāo)毀，按照規定流程完成簽字手續；

其次，挑揀出已經(jīng)全部完成的項目合同，即完成項目施工、竣工結算及審計的項目，將這些項目按照合同簽訂日期排序進(jìn)行裝訂存檔，這些合同基本不會(huì )再被查閱了；

第三，項目完成施工和決算的合同再歸入一類(lèi)；

第四，項目正在施工進(jìn)行中的歸為一類(lèi)。

2、5S管理整頓：必需品依規定定位、定方法擺放整齊有序，明確標示。

按照整頓的要求，將整理完成后保留下來(lái)的尚未完成的合同進(jìn)行重新標示，分為未開(kāi)工、開(kāi)工建設中、項目完成、結算階段、等待審計等幾類(lèi)，再按照時(shí)間順序歸入文件夾，文件夾明顯標示項目所處階段，一個(gè)文件夾內編制目錄和標簽，按照項目完成階段和日常取用方便，分別放置在文件柜的第一、二、三、四等層，文件柜各層明確標示合同所處階段，合同與文件夾、文件夾與文件柜必須一對一管理，利用5S管理中的“顏色管理”工具，不同階段的文件夾和文件柜采用不同的顏色進(jìn)行區分，目視非常清楚。

3、5S管理清掃：清除現場(chǎng)內的臟污、清除作業(yè)區域的物料垃圾。

3S應用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文書(shū)的整潔、無(wú)無(wú)損，保證合同不缺頁(yè)、不破損、文本干凈、字跡印章清晰，文件夾、文件柜干凈無(wú)污染，并且文件夾和文件柜內不放置其它任何無(wú)關(guān)雜物物件。

4、5S管理清潔：將整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、規范化，維持其成果。

應用在合同管理中，就是經(jīng)常性地，可以每月或每周對所有合同進(jìn)行一次整理、整頓、清掃，將項目全部完成的再次歸入檔案室，將未完成的施工項目合同按照施工項目完成進(jìn)度整理分類(lèi)歸入各自階段文件夾和文件柜，并檢查文件文本完整程度，發(fā)現缺損等立即予以補齊，檢查文件夾、文件柜完好，保證文件存放保管地點(diǎn)符合要求。合同管理涉及幾個(gè)部門(mén)的人員也可以設立5S管理小組，定期進(jìn)行5S管理活動(dòng)，對一個(gè)階段的5S管理成果進(jìn)行總結，分析查找不足，提出改進(jìn)意見(jiàn)。

5、5S管理素養：人人按章操作、依規行事，養成良好的習慣。

按照5S管理要求，培訓合同文件管理只能部門(mén)及使用部門(mén)相關(guān)人員，公司相應形成制度并認真貫徹執行，動(dòng)員公司領(lǐng)導參與到5S管理活動(dòng)總，利用看板、圖片等對5S管理活動(dòng)的前后情景進(jìn)行對比，讓全員都感受到推行5S管理后的變化和提升，逐漸培養自覺(jué)遵守5S管理制度的習慣，習慣養成之后，即便有關(guān)人員工作進(jìn)行了調整，合同管理依然會(huì )按照5S管理要求持續推進(jìn)，避免出現因人員變動(dòng)帶來(lái)的工作質(zhì)量變化。

5S管理推行一段時(shí)間后，要按照PDCA要求形成循環(huán)往復，每一次循環(huán)都是一次頭腦風(fēng)暴，每一次循環(huán)都是一次管理提升。

項目施工合同文書(shū)如何做5S管理法？以上就是新益為5S咨詢(xún)公司的相關(guān)介紹，做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動(dòng)打下基礎，讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個(gè)良好的前提。