新益為5S咨詢(xún)公司概述：企業(yè)檔案是企業(yè)文化的積淀，積淀的時(shí)間越久，也就越深厚。但是，由于企業(yè)及其員工對檔案管理和檔案工作的認識水平和重視程度不夠，導致企業(yè)檔案缺頁(yè)少碼，污損嚴重等。為保持檔案的連續性和完整性，企業(yè)運用5S管理來(lái)進(jìn)行檔案管理是最基礎的方法。

企業(yè)檔案5S管理

一、檔案5S管理之整理

公司檔案5S管理工作開(kāi)展，最突出的問(wèn)題是管理人員無(wú)法明確地判別工作中形成的文件哪些必須作為檔案保存。那么，就要明確檔案的定義：國家機構、社會(huì )組織和個(gè)人在社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。簡(jiǎn)單的講，企業(yè)檔案是直接記述和反映企業(yè)活動(dòng)，保存備查的各種企業(yè)文件材料的總稱(chēng)。實(shí)際上文件是以多種形式存在的，要求在日常檔案管理工作中，判斷一份文件是不是檔案主要考慮三個(gè)方面的問(wèn)題：是企業(yè)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中連續積累而形成的嗎？對今后工作具有查考利用價(jià)值嗎？是原始的歷史記錄嗎？是，就留存起來(lái)成為檔案，妥善保管；不是，隨著(zhù)事件的結束而淘汰。

二、檔案5S管理之整頓

既然檔案是由文件轉化而來(lái)的，而文件是逐年累月、逐份逐件地產(chǎn)生的，并且是雜亂無(wú)章，只有把這些文件按照一定的程序和條理集中保管起來(lái)，它們才能轉化為檔案。這時(shí)候，合理的運用5S管理整頓工具——標識定位，將極大的提升工作效率。比如公司組織一次會(huì )議，會(huì )議中必然產(chǎn)生許多相互關(guān)聯(lián)的文件材料，會(huì )議的組織者陸續將這些文件材料積累起來(lái)，系統完整地反映出此次會(huì )議事件的全過(guò)程，才能形成檔案。因此各職能部門(mén)、每位員工應該始終圍繞其職能活動(dòng)開(kāi)展日常的檔案工作：活動(dòng)策劃中是否考慮檔案的內容及收集；活動(dòng)中產(chǎn)生的文件是否有標識；文件是否按計劃收集；是否有專(zhuān)人收集；是否有專(zhuān)門(mén)指定的存放場(chǎng)所；文件傳遞過(guò)程中是否有跟蹤記錄。只有滿(mǎn)足了以上各點(diǎn)的要求，將具有內在聯(lián)系的文件科學(xué)地存放在一起，才能系統地反映出各種活動(dòng)的原貌，標識定位清晰。

三、檔案5S管理之清掃

檔案是歷史記錄，是聯(lián)系過(guò)去、現在和未來(lái)的信息紐帶，具有不可替代的重要價(jià)值。當檔案形成中的文件缺乏連續性和完整性，檔案便有了一定的局限性，不能真實(shí)的反映歷史的全貌，其查考利用價(jià)值就會(huì )大打折扣。這就要求各職能部門(mén)、每位員工立足本職工作，對現有的檔案進(jìn)行5S管理清掃工作：一項活動(dòng)中的文件是否連續、完整；文件的存放場(chǎng)所是否符合八防方式；檔案是否移交；是否對文件收集過(guò)程中的問(wèn)題查明原因，并提出根本的解決措施。同時(shí)公司的檔案集中管理開(kāi)展不久，之前的檔案散存在各部門(mén)或個(gè)別員工手中，檔案部門(mén)采取有效的方式和措施進(jìn)行征集時(shí)，各職能部門(mén)及其員工群策群力，不斷的協(xié)助完善。也應該對缺失狀況進(jìn)行檢討，防止此類(lèi)事件的再次發(fā)生。

四、檔案5S管理之清潔

企業(yè)檔案把往復不斷的現象真實(shí)地記錄下來(lái)，使瞬間變成永恒，為企業(yè)準確提供其發(fā)展規律的可靠依據，為企業(yè)的長(cháng)遠發(fā)展服務(wù)。沒(méi)有規矩不成方圓，公司檔案5S管理制度為檔案工作明確了指導方向。但各職能部門(mén)、各位員工仍必須結合本職工作，將日常檔案管理工作程序標準化，定期評估標準化實(shí)施效果是否得到保持，并研究維持、管理的方法。

五、檔案5S管理之素養

這要求每個(gè)職能部門(mén)、每位員工都要進(jìn)行訓練，并從以下幾方面開(kāi)展：學(xué)習檔案的基礎知識、檔案的規章制度；立足本職，理解檔案規章制度；在工作中遵守檔案規章制度。檔案管理部門(mén)有義務(wù)提供相應的訓練機會(huì )，不斷通過(guò)全員的共同學(xué)習、協(xié)作，不斷完善檔案規章制度，提高檔案5S管理水平，形成良好的檔案管理氛圍，使檔案管理能夠立足于基層工作，成為每位員工提升工作素養的有利手段。